Организация научных мероприятий

Организация научных мероприятий (научные, научно-практические, научно-технические, научно-методические конгрессы, симпозиумы, конференции, коллоквиумы, семинары, школы, форумы, круглый стол и др.), их техническое и финансовое сопровождение, а также представления отчетности о результатах работы определяется в соответствии сРегламентом организации и проведения научных мероприятий федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» от 15.03.2013г. № 0.1.1.67-06/40/13;

Распоряжением  «О порядке финансирования научно-технических мероприятий КФУ за счет целевых взносов (организационных взносов) участников» от 03.06.2015 г. №09-03/22

Краткая инструкция для организаторов и исполнителей мероприятий по проведению конференций

1. Не позднее 1 ноября текущего года в Управление научно-исследовательской деятельности КФУ (далее - УНИД КФУ) представляется заявка (форма 1, направления) на проведение научного мероприятия в следующем календарном году иобоснование (объем - 1 страница) с указанием целей, задач, основных разделов программы и предполагаемых источников финансирования.

2. УНИД КФУ до 15 ноября ежегодно формирует план проведения университетом конференций, симпозиумов, школ, семинаров и т.п. (далее - Мероприятия) на следующий календарный год.

3. Научные мероприятия, включенные в План, могут получить частичную компенсацию расходов за счет средств КФУ в соответствии с установленным Порядком.

4. По мероприятиям, не вошедшим в годовой план КФУ, в УНИД КФУ следует представлять утвержденные проректором Дополнения к плану.

5. Для подготовки и проведения мероприятия создается организационный комитет (далее - Оргкомитет) из представителей заинтересованных организаций и предприятий.

Утвержденный Оргкомитет:

• привлекает к участию в работе научных мероприятий ведущих ученых соответствующих учебных заведений, научных организаций и предприятий;
• готовит план подготовки и проведения научного мероприятия, его программу, согласовывает пленарные выступления, обеспечивает подготовку и проведение мероприятия на высоком научно-организационном уровне;
• информирует участников о порядке работы научного мероприятия;
• обеспечивает отбор докладов и сообщений, представляющих наибольший интерес для заслушивания и своевременное издание сборников тезисов докладов, статей;
• подготавливает проекты рекомендаций конференции, в которых предусматриваются конкретные предложения по практическому использованию результатов рассмотренных на мероприятиях научных исследований, принимает меры по предварительному согласованию этих предложений с соответствующими организациями, от которых зависит их реализация.

6. При оформлении документов на финансирование мероприятия за счет внешних источников (министерства, фонды, АН РТ, организации и предприятия спонсоров) в УНИД КФУ представляются вторые оригинальные экземпляры заявочной либо договорной документации (договоры (соглашения), заявки на грант, прилагаемые к ним сметы, расчеты и т.п.). Условия договоров (соглашений) предварительно (!) должны быть согласованы с соответствующими службами УНИД.

7. После получения подтверждения финансирования, в УНИД КФУ представляются копии свидетельствующих об открытии финансирования документов.

8. Приказом ректора по представлению проректора по научной деятельности и на основании представления (форма 2 - в УНИД КФУ) председателя оргкомитета или руководителя структурного подразделения, организующего данное мероприятие, открывается Тема с присвоением ей соответствующего девиза.

9. С целью контроля за целевым использованием средств в УНИД КФУ представляется также программа конференции с подробным описанием мероприятий, финансируемых в рамках утвержденной сметы.

10. При проведении мероприятия без финансирования через расчетный счет университета приказ издается только на утверждение состава Оргкомитета и других организационных мероприятий. Тема в данном случае не открывается.

11. Смета расходов по Теме составляется в УНИД КФУ по кодам бюджетной классификации и должна полностью соответствовать статьям затрат, указанных в смете, прилагаемой к заявке в финансирующую организацию.

12. По завершении научного мероприятия ответственный организатор (в течение 1 месяца со дня завершения мероприятия) в "Личном кабинете", во вкладке «Обо мне», в разделе «Мероприятия», в подразделе «Проведенные мероприятия» заполняет и отправляет на электронное согласование отчет по проведенному научному мероприятию в УНИД КФУ.

13. Отчеты о проведении мероприятий, получивших финансовую поддержку фондов, министерств и пр. организаций, представляются в соответствии с условиями грантов, договоров (соглашений).

По возникающим вопросам обращайтесь в УНИД к Никишиной Ольге Николаевне, ком. 3, тел.: 233-77-20 (вн. 77-20), e-mail: Olga.Nikishina@kpfu.ru