Структура

Организационно-протокольный отдел:

Абросимова Мария Петровна – ведущий специалист (тел.: 206-52-85 доб. 80-55)

Гимадеева Гульнара Талгатовна - ведущий специалист (тел.: 206-52-85 доб. 80-52)

Соловьев Дмитрий Александрович – специалист (тел.: 206-52-85 доб. 80-56)

Яркина Елена Владимировна – ведущий специалист (тел.: 206-52-85 доб. 80-53)

 Отдел документационного обеспечения управления:

Бикмуллина Диляра Альбертовна – ведущий документовед

Габдурахманова Альбина Рафгатевна – начальник отдела

Горошко Ирина Игоревна - ведущий документовед

Ульданова Альбина Мансуровна - документовед 1 категории

Сектор контроля и обеспечения электронного документооборота:

Гайнутдинова Дания Наилевна – ведущий документовед

Зиганшина Розалия Султановна - ведущий документовед

Ибатова Айзиля Ирековна – ведущий документовед

Ибрагимова Камилла Азатовна – документовед

Латыпова Элеонора Анисовна – ведущий документовед

Мифтахова Елена Александровна - ведущий документовед

Нестерова Инна Владимировна – ведущий документовед

Равилова Алия Рамзисовна – документовед 1 категории

Султанова Лилия Аюбеевна – заведующий сектором (тел.: 206-52-85 доб. 80-54)

Шамтиева Марина Романовна - ведущий документовед

Шафигуллина Айгуль Масхутовна – ведущий документовед

Отдел по работе с архивными документами:

Бикмуллина Ризаля Аделовна – начальник отдела

Кузнецова Надежда Сергеевна - ведущий документовед

Маслова Екатерина Геннадиевна – ведущий документовед

Галиуллина Гульнара Вагизовна - ведущий документовед

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Управление документооборота и контроля является управленческим структурным подразделением КФУ.

Управление создано приказом ректора от 10.02.2012 г. № 01-06/51 путём реорганизации отдела документационного и информационного обеспечения.

Управление возглавляет начальник управления.

На структурные подразделения Управления возложено выполнение следующих функций:

Отдел документационного обеспечения управления

•   первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя ректора;
•  отправка исходящей корреспонденции по видам связи: почта, электронная почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
•  регистрация исходящей от имени ректора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан (далее – ЭД) и Минобрнауки России;
•  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
•  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией ректора по структурным подразделениям КФУ, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок в ЭД; 
•  регистрация входящих документов под грифом «ДСП» и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией ректора (проректора) КФУ;
•  прием, обработка, рассылка обращений, поступающих в интернет-приемную портала КФУ;
•  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
•  прием, обработка проектов приказов и распоряжений ректора по основной деятельности в ЭД;
•  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, приказов и распоряжений ректора в установленный срок (через ЭД);
•  регистрация и рассылка устных поручений и распоряжений ректора, решений ректората, Административного совета, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
•  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
•  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений ректора, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
•  систематический анализ состояния работы подразделений и служб КФУ по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений ректора, ректората, Наблюдательного совета КФУ, других коллегиальных органов управления КФУ по поручению ректора (проректора по административной работе – руководителя аппарата);
  
  
• разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.) через ЭД;
•  учетно-справочная работа по документам;
•  работа по информационному обеспечению сайта Управления на веб-портале КФУ, поддержка его в актуальном состоянии;
•  работа по распределению подписных изданий;
•  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
•  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений КФУ;
•  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи структурным подразделениям КФУ при разработке номенклатуры дел, при работе в ЭД;
•  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
•  разработка инструкции по делопроизводству в КФУ, разработка сводной номенклатуры дел;
•  организация хранения, использования печатей КФУ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (в том числе номерных), штампов и круглой негербовой печати Управления;
•  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями КФУ;
•  заверение печатью КФУ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации всех документов, подписанных ректором, лицами, имеющими доверенность ректора;
•  заверение круглой печатью Управления копий учредительных документов (устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок подготовленных отделом по работе с архивными документами Управления (архивом КФУ), копий организационно-распорядительных документов КФУ, локальных нормативных актов КФУ, справок и т.п.; по мере необходимости обеспечение указанными выше копиями документов административно-управленческих подразделений КФУ;
•  в соответствии с Уставом КФУ оказание услуг по делопроизводству на платной основе;
•  участие в процессе совершенствования организационной структуры КФУ и повышения эффективности управления КФУ (разработка комплекса локальных нормативных документов для структурной реорганизации и создание новой организационной структуры КФУ);
•  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
•   систематический анализ состояния работы подразделений и служб КФУ по делопроизводству и документообороту;
•  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях КФУ;
•  разработка (с соответствующими структурными подразделениями КФУ) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
•  руководство работой по делопроизводству в КФУ, организация регулярной учебы лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях КФУ;
•  хранение учредительных документов КФУ;
•  подготовка дел для сдачи в отдел по работе с архивными документами Управления (архив КФУ);

Организационно-протокольный отдел

•  организация визитов и прием официальных делегаций в КФУ;
•  протокольно-организационное обеспечение мероприятий с участием ректора КФУ, в  том числе симпозиумов, конференций и совещаний;
•  подготовка и организация торжественных церемоний вручения ректором КФУ гостям КФУ наград, знаков отличия КФУ, присвоения почетных званий КФУ;
•  подготовка материалов справочного и аналитического характера для публичных выступлений ректора, а также по его поручению – проректоров КФУ;
• подготовка, рассылка раздаточного материала на заседания ректората, Наблюдательного совета КФУ, других коллегиальных органов управления КФУ по поручению ректора (проректора по административной работе – руководителя аппарата);

•  протоколирование, контроль, сбор, мониторинг, систематизация и обобщение информации об исполнении решений ректората, Наблюдательного совета КФУ, других коллегиальных органов управления КФУ по поручению ректора (проректора по административной работе – руководителя аппарата);

• - контроль за сроками исполнения зарегистрированных документов с отметкой о контроле;

•  взаимодействие с уполномоченными федеральными органами, МИД России, учреждениями Российской Федерации за рубежом, представительствами Республики Татарстан в Российской Федерации и иностранных государствах при подготовке официальных документов, подготовке официальных и рабочих визитов ректора КФУ.

 Отдел по работе с архивными документами

•  прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Университета, в соответствии с утвержденным графиком;
•  учет документов и фондов, находящихся на хранении в отделе;
•  представление в Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу учетных сведений об объеме и составе хранящихся в отделе документов Архивного фонда Республики Татарстан и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Республики Татарстан;
•  систематизация и размещение документов, поступающих на хранение в отдел, образовавшихся в ходе осуществления деятельности Университета; 
•  подготовка и представление на рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии Университета описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;
•  подготовка и представление на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу описи дел постоянного хранения;
•  подготовка и представление на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу описей дел по личному составу;
•  подготовка и представление на согласование экспертно-проверочной методической комиссии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;
•  подготовка и представление на утверждение ректору Университета описей дел постоянного хранения, описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описей дел по личному составу, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной методической комиссией Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу;
•  передача документов Архивного фонда Республики Татарстан на постоянное хранение в Государственный архив Республики Татарстан;
•  организация и проведение экспертизы ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в отделе, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Республики Татарстан, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
•  проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в отделе;
•  информирование руководства и работников Университета о составе и содержании документов отдела;
•  информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;
•  выдача документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование;
•  исполнение запросов пользователей, выдача архивных копий документов, архивных выписок и архивных справок;
•  учет использования документов отдела;
•  создание фонда пользования отдела и его использование;
•  ведение справочно-поисковых средств к документам отдела;
•  участие в разработке документов Университета по вопросам архивного дела и делопроизводства;
•  оказание методической помощи структурным подразделениям и работникам Университета в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, в подготовке документов к передаче в отдел.