Структура

Отдел по работе с архивными документами:

Положение

Бикмуллина Ризаля Аделовна – начальник отдела

Воронина Ляйсан Ильшатовна – ведущий документовед

Федорова Елена Викторовна – ведущий документовед

Шафеева Наталья Михайловна – ведущий документовед

Маслова Екатерина Геннадиевна – ведущий документовед

Исхакова Зульфия Габдулхаевна – ведущий документовед

Организационно-протокольный отдел:

Положение (Раздел 4. Функции Управления)

Абросимова Мария Петровна – ведущий специалист

Волчков Алексей Эдуардович – начальник отдела

Галимова Гульназ Хуззатовна – ведущий специалист

Яркина Елена Владимировна – ведущий специалист

 Отдел документационного обеспечения управления:

Положение (Раздел 4. Функции Управления)

Бикмуллина Диляра Альбертовна – документовед 1 категории

Габдурахманова Альбина Рафгатевна – начальник отдела

Горошко Ирина Игоревна - ведущий документовед

Елистратов Николай Викторович – ведущий документовед

Тухбатуллина Дания Маратовна – документовед

Шакирова Елена Хамизовна – ведущий документовед

Сектор контроля и обеспечения электронного документооборота:

Гайнутдинова Дания Наилевна – ведущий документовед

Гилманова Эльмира Робертовна – ведущий документовед

Зиганшина Розалия Султановна - ведущий документовед

Ибатова Айзиля Ирековна – ведущий документовед

Латыпова Элеонора Анисовна – ведущий документовед

Миридонова Мария Валерьевна - документовед

Нестерова Инна Владимировна – ведущий документовед

Равилова Алия Рамзисовна – документовед 1 категории

Спиридонова Ирина Анатольевна - ведущий документовед

Султанова Лилия Аюбеевна – заведующий сектором

Шафигуллина Айгуль Масхутовна – ведущий документовед

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Управление документооборота и контроля является управленческим структурным подразделением КФУ.

Управление создано приказом ректора от 10.02.2012 г. № 01-06/51 путём реорганизации отдела документационного и информационного обеспечения.

Управление возглавляет начальник управления.

На структурные подразделения Управления возложено выполнение следующих функций:

отдел документационного обеспечения управления

•  первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя ректора (проректоров);
•  отправка исходящей корреспонденции по видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
•  регистрация исходящей от имени ректора (проректоров) корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан (далее – ЭД);
•  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
•  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией ректора (проректоров) по структурным подразделениям КФУ, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок в ЭД;
•  регистрация входящих документов под грифом «ДСП» и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией ректора (проректора) КФУ;
•  прием, обработка, рассылка обращений, поступающих в интернет-приемную портала КФУ;
•  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
•  прием, обработка проектов приказов и распоряжений ректора (проректоров) по основной деятельности;
•  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений ректора (прроректоров) в установленный срок (через ЭД);
•  регистрация и рассылка устных поручений и распоряжений ректора (проректора), решений ректората, Административного совета, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
•  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
•  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений ректора (проректора), систематическое информирование руководства по этим вопросам;
•  систематический анализ состояния работы подразделений и служб КФУ по подготовке отчетов (информаций) о деятельности в части исполнения решений вышестоящих государственных органов, приказов, распоряжений и поручений ректора (проректора), Наблюдательного, Административного, Ученого советов, ректората КФУ;
•  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.) через ЭД;
•  учетно-справочная работа по документам;
•  работа по информационному обеспечению сайта Управления на официальном интернет-портале КФУ, поддержка его в актуальном состоянии;
•  работа по распределению подписных изданий;
•  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
•  разработка и внедрение системы кодирования структурных подразделений КФУ;
•  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи структурным подразделениям КФУ при разработке номенклатуры дел, при работе в ЭД;
•  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам по вопросам делопроизводства;
•  разработка инструкции по делопроизводству в КФУ, разработка сводной номенклатуры дел;
•  организация хранения, использования гербовой печати КФУ, штампов и круглой негербовой печати Управления;
•  контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями КФУ;
•  заверение гербовой печатью всех документов, подписанных ректором (проректором), лицами, имеющими доверенность ректора;
•  заверение круглой печатью Управления копий учредительных документов (устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива КФУ и т.д.;
•  в соответствии с Уставом КФУ оказание услуг по делопроизводству на платной основе;
•  участие в процессе совершенствования организационной структуры КФУ и повышения эффективности управления КФУ (разработка комплекса локальных нормативных документов для структурной реорганизации и создание на его основе новой организационной структуры КФУ);
•  участие в разработке и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
• систематический анализ состояния работы подразделений и служб КФУ по делопроизводству и документообороту;
•  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях КФУ;
•  разработка (с соответствующими структурными подразделениями КФУ) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
•  руководство работой по делопроизводству в КФУ, организация регулярной учебы лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях КФУ;
•  хранение учредительных документов КФУ;
•  подготовка дел для сдачи в Архив КФУ;

организационно-протокольный отдел

•  организация визитов и прием официальных делегаций в КФУ;
•  протокольно-организационное обеспечение мероприятий с участием ректора КФУ, в  том числе симпозиумов, конференций и совещаний;
•  подготовка и организация торжественных церемоний вручения ректором КФУ гостям КФУ наград, знаков отличия КФУ, присвоения почетных званий КФУ;
•  подготовка материалов справочного и аналитического характера для публичных выступлений ректора, а также по его поручению – проректоров КФУ;
•  участие в информационном сопровождении веб-сайтов ректора, интернет-портала КФУ;
•  содействие Музею истории КФУ, другим подразделениям КФУ в подготовке текстов официального и иного характера;
•  подготовка, рассылка раздаточного материала на заседания Наблюдательного совета, Административного совета, ректората;
•  протоколирование, контроль, сбор, мониторинг, систематизация и обобщение информации об исполнении решений Наблюдательного совета, Административного совета, ректората;
•  взаимодействие с уполномоченными федеральными органами, МИД России, учреждениями Российской Федерации за рубежом, представительствами Республики Татарстан в Российской Федерации и иностранных государствах при подготовке официальных документов, подготовке официальных и рабочих визитов ректора КФУ;
•  формирование в КФУ традиции спичрайтинга высокого качества;

 Отдел по работе с архивными документами

•  прием документов не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учет и хранение документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;
•  разработка и согласование с Национальным архивом Республики Татарстан (далее – НА РТ) графика представления описей на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан;
•  составление и представление не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение Центральной экспертной комиссии КФУ (далее – ЦЭК КФУ) и ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан;
•  осуществление учета и обеспечение сохранности принятых на хранение дел;
•  создание, пополнение, совершенствование научно-справочного аппарата к находящимся в отделе делам и документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом НА РТ;
•  информирование руководства и работников КФУ о составе и содержании документов отдела;
•  выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
•  выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок;
•  ведение учета использования документов, хранящихся в отделе;
•  проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе, участие в работе ЦЭК КФУ;
•  участие в составлении номенклатуры дел КФУ, контроль над правильностью формирования дел в структурных подразделениях КФУ, подготовкой дел к передаче в отдел;
•  участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отдела и Управления;
•  ежегодное представление в НА РТ сведений о составе и объеме документов по установленной форме;
•  подготовка и в установленном порядке передача на хранение в НА РТ документов Архивного фонда Российской Федерации.