Отдел делопроизводства

Отдел делопроизводства подчиняется заместителю директора по административной работе и комплексной безопасности Магизову Рустему Робертовичу.

Отдел делопроизводства Набережночелнинского института (филиала) КФУ играет ключевую роль в обеспечении эффективной работы учебного заведения. Основные цели его деятельности можно выделить следующим образом:

1. Организация документооборота: обеспечение своевременного и качественного оформления, регистрации и хранения документов, что способствует упрощению процессов взаимодействия между различными подразделениями института.

2. Соблюдение нормативных требований: гарантия соответствия всех документов действующему законодательству и внутренним регламентам КФУ, что минимизирует риски правовых нарушений и обеспечивает правовую защиту института.

3. Поддержка информационной прозрачности: обеспечение доступности информации для работников и обучающихся, что способствует повышению уровня доверия и открытости в работе института.

4. Оптимизация процессов: внедрение современных технологий и методов управления документооборотом, что позволяет сократить время на обработку документов и повысить общую эффективность работы отдела.

5. Сотрудничество с другими подразделениями: установление эффективного взаимодействия с другими отделами и службами института для обеспечения комплексного подхода к решению задач и реализации проектов.

Таким образом, деятельность отдела делопроизводства направлена на создание надежной и эффективной системы управления документами, что в свою очередь способствует достижению стратегических целей Набережночелнинского института (филиала) КФУ и повышению качества образовательного процесса

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

К функциям отдела делопроизводства возложено выполнение следующих задач:

•  первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора (заместителей директора);
•  отправка исходящей корреспонденции по видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта;
•  регистрация исходящей от имени директора (заместителей директора) корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан (далее – ЭД);
•  контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
•  рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора (заместителей директора) по структурным подразделениям института, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок в ЭД;
•  регистрация входящих документов под грифом «ДСП» и передача их исполнителям в соответствии с резолюцией директора института;
•  прием, обработка, рассылка обращений, поступающих в интернет-приемную портала КФУ;
•  организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
•  прием, обработка проектов приказов и распоряжений ректора (проректоров) по основной деятельности;
•  издание, регистрация, рассылка, хранение, постановка на контроль, контроль над исполнением приказов и распоряжений директора (заместителей директора) в установленный срок (через ЭД);
•  регистрация и рассылка устных поручений и распоряжений директора (заместителей директора), решений ректората, постановка на контроль, контроль над исполнением в установленный срок;
•  контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
•  подготовка обобщенных сведений о ходе и результатах исполнения документов, устных поручений и распоряжений директора (заместителей директора), систематическое информирование руководства по этим вопросам;
•  разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.) через ЭД;
•  учетно-справочная работа по документам;
•  работа по информационному обеспечению сайта института официальном интернет-портале КФУ, поддержка его в актуальном состоянии;
•  работа по распределению подписных изданий;
•  обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
•  организация работы по сопровождению, консультированию и оказанию методической помощи структурным подразделениям института при разработке номенклатуры дел, при работе в ЭД;
•  предоставление необходимой информационной, методической и консультативной помощи подразделениям и службам института по вопросам делопроизводства;
•  организация хранения, использования гербовой печати КФУ, печати института, штампов и круглой печати отдела делопроизводства;
•  заверение гербовой печатью всех документов, подписанных директором;
• заверение печатью института всех документов, подписанных директором (заместителем директора);   
•  заверение круглой печатью отдела делопроизводства копий учредительных документов (устава, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива КФУ и т.д.;
•  проверка состояния делопроизводства в структурных подразделениях института;
•  разработка (с соответствующими структурными подразделениями института) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины в данном направлении;
•   хранение учредительных документов института;
•  подготовка дел для сдачи в Архив института;

Архив

• прием документов не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учет и хранение документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;
• разработка и согласование с Национальным архивом Республики Татарстан графика представления описей на рассмотрение ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан;
• осуществление учета и обеспечение сохранности принятых на хранение дел;
• информирование руководства и работников института о составе и содержании документов отдела;
• выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;
• выдача в установленном порядке копий документов и архивных справок;
• ведение учета использования документов, хранящихся в отделе;
• участие в составлении номенклатуры дел института, контроль над правильностью формирования дел в структурных подразделениях института, подготовкой дел к передаче в отдел.

Почта: chelny@kpfu.ru