Отдел кадров и делопроизводства

Отдел кадров является структурным подразделением Елабужского института (филиала) КФУ, действует на основании Устава КФУ и Положения об отделе кадров ЕИ КФУ, в своей деятельности руководствуется распоряжениями ректора, директора института, приказами и инструкциями Министерства образования и науки РФ, решениями Ученого совета института.

Функции отдела кадров

• Определение и разработка кадровой политики и стратегии в соответствии с направлением деятельности ЕИ КФУ.
• Формирование штатного расписания ЕИ КФУ.
• Определение текущей потребности в кадрах.
• Подбор квалифицированных специалистов путем: информирования работников ЕИ КФУ об имеющихся вакансиях; размещения в средствах массовой информации объявлений о вакансиях; обращения в органы службы занятости; взаимодействия с учебными заведениями.
• Комплектование ЕИ КФУ необходимыми кадрами в соответствии с критериями отбора и оценкой нанимаемого персонала, в том числе: перемещение работников внутри ЕИ КФУ; прием на работу новых работников.
• Документальное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством - оформление трудовых договоров с работниками и изменений к ним, подготовка проектов приказов по личному составу и основной деятельности ЕИ КФУ, заполнение личных карточек работников.
• Ведение работы с трудовыми книжками, в том числе прием трудовых книжек от принимаемых на работу работников, их учет, хранение, заполнение, а также выдача при прекращении трудовых отношений.
• Учет личного состава путем составления различного вида отчетов.
• Составление графиков отпусков, оформление приказов о предоставлении работникам различных видов отпусков, учет количества использованных дней отпуска.
• Оформление и учет служебных командировок (подготовка проектов приказов и служебных удостоверений).
• Работа с листками нетрудоспособности.
• Проверка правильности и полноценного заполнения табелей учета рабочего времени работниками структурных подразделений организации.
• Подготовки и выдача справок о занимаемой должности и периоде работы в организации.
• Взаимодействие со сторонними организациями: страховыми компаниями в части подачи сведений на оформление полисов обязательного медицинского страхования (ОМС) и добровольного медицинского страхования (ДМС); пенсионными фондами в целях предоставления документов для изготовления страховых свидетельств государственного пенсионного страхования и формирование макетов пенсионных дел сотрудников, выходящих на пенсию.
• Подготовка кадровой документации для передачи в архив ЕИ КФУ для дальнейшего хранения.
• Подготовка материалов для представления работников к поощрению.
• Подготовка материалов для привлечения работников к дисциплинарной ответственности.
• Контроль за соблюдением дисциплины труда и выполнением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов.
• Консультирование работников организации по вопросам трудового законодательства, в том числе и ответы на запросы, жалобы, обращения.
• Планирование и участие в мероприятиях по аттестации, к которым относится: разработка локальных нормативных актов, на основании которых проводится аттестация; информационное обеспечение (составление графиков, приказов, характеристик); контроль за ходом проведения аттестации, выполнения решений аттестационной комиссии.
• Установление потребности в повышении квалификации, переподготовке или обучении работников, документальное оформление направления на обучение.
• Формирование и подготовка резерва кадров для выдвижения на вышестоящие должности.
• Разработка комплекса мер по повышению мотивации работников.
• Анализ текучести кадров.
• Ведение и хранение личных дел студентов очной формы обучения.
• Подготовка приказов по контингенту обучающихся (прием, перевод, отчисление, восстановление, поощрение, назначение стипендий, учебная и производственная практики, командировки).
• Ведение учета бланков строгой отчетности (дипломы).
• Взаимодействие с Министерством образования и науки РТ, Управлениями образования районов РТ по трудоустройству выпускников.
• Первичный прием и обработка всей поступающей корреспонденции по всем видам связи на имя директора;
• Отправка исходящей корреспонденции по видам связи: почта, факсимильная связь, курьерская связь, экспресс-почта, телеграф;
• Регистрация исходящей от имени ректора корреспонденции в межведомственной системе электронного документооборота Республики Татарстан (далее – ЭД);
• Контроль над оформлением документов, предназначенных для отправки;
• Рассылка корреспонденции и документов с резолюцией директора по структурным подразделениям ЕИ КФУ, постановка на контроль, контроль над их исполнением в установленный срок в ЭД;
• Прием, обработка, рассылка обращений, поступающих в интернет-приемную портала КФУ, ЕИ КФУ;
• Организация работы по предложениям, обращениям, заявлениям и жалобам граждан;
• Прием, обработка проектов приказов и распоряжений директора по основной деятельности;
• Контроль над прохождением документов, их оформлением и исполнением в установленный срок;
• Разработка, внедрение, регистрация, рассылка организационных документов (положений, регламентов, инструкций и т.п.) через ЭД;
• учетно-справочная работа по документам;
• работа по распределению подписных изданий;
• обеспечение единого порядка составления, оформления, хранения документов и оперативного использования документной информации;
• организация хранения, использования гербовой печати КФУ, штампов и круглой негербовой печати Отдела;
• контроль над изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов структурными подразделениями КФУ;
• заверение круглой печатью Отдела копий учредительных документов (устава КФУ, лицензии, свидетельств о государственной аккредитации, регистрации), свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, справок из Архива ЕИ КФУ и т.д.;
• в соответствии с Уставом КФУ, Положением о ЕИ КФУ оказание услуг по делопроизводству на платной основе;
• участие в процессе совершенствования организационной структуры ЕИ КФУ и повышения эффективности управления ЕИ КФУ (разработка комплекса локальных нормативных документов для структурной реорганизации и создание на его основе новой организационной структуры ЕИ КФУ);
• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов ЕИ КФУ, внесение в них изменений;
• систематический анализ состояния работы подразделений и служб КФУ по трудовой дисциплине, делопроизводству и документообороту;
• хранение учредительных документов ЕИ КФУ;
• подготовка запрашиваемых копий учредительных документов для нотариального заверения;
• подготовка дел для сдачи в Архив КФУ, ЕИ КФУ;
• организация визитов и прием официальных делегаций в ЕИ КФУ;
• протокольно-организационное обеспечение мероприятий с участием директора ЕИ КФУ, в том числе симпозиумов, конференций и совещаний;
• подготовка и организация торжественных церемоний вручения директором ЕИ КФУ гостям ЕИ КФУ наград, знаков отличия ЕИ КФУ, присвоения почетных званий ЕИ КФУ;
• подготовка материалов справочного и аналитического характера для публичных выступлений директора, а также по его поручению – заместителей директора ЕИ КФУ;
• подготовка, рассылка раздаточного материала на заседания директората.