Бронирование

Бронирование залов для проведения конференций осуществляется на основании заявки, которая предварительно направляется заказчиком администрации образовательно-культурного комплекса в целях согласования регламента и спецификации мероприятия.

Заявка должна содержать следующие сведения:

- вид мероприятия;

- дата и количество дней мероприятия;

- количество часов в день;

- количество участников мероприятия;

- вид зала;

- рассадка участников, план расстановки столов время начала и окончания обслуживания

- потребность в обслуживающем персонале;

- требования к аппаратуре, предоставляемой образовательно-культурным комплексом;

- аппаратура, доставляемая заказчиком;

- необходимая мебель;

- оформление зала для конференции или банкета (фитодизайн, свет, декорации и т.п.);

- форма оплаты;

- иные условия (регистрация гостей, информационная поддержка и т.п.).

- питание (кофе-брейк, обед, ужин, напитки, фуршеты и т.п.).

По результатам согласования заявки образовательно-культурный комплекс и заказчик подписывают договор и детальную спецификацию, в которой будут отражены вид и объем предоставляемых услуг, а также их цена. В случае необходимости изменения параметров заявки, клиент сообщает об изменениях в письменном виде в свободной форме. Заявка подается в срок не позднее 4-х недель до планируемой даты начала мероприятия. Информация о текущей загрузке помещений образовательно-культурного комплекса выставляется на сайте Научной библиотеки (для сторонних организаций) и в соответствующем разделе «Электронного университета» (для подразделений КФУ).