Организация научных мероприятий (научные, научно-практические, научно-технические, научно-методические конгрессы, симпозиумы, конференции, коллоквиумы, семинары, школы, форумы, круглый стол и др.), их техническое и финансовое сопровождение, а также представления отчетности о результатах работы определяется в соответствии с Регламентом организации и проведения научных мероприятий федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Казанский (Приволжский) федеральный университет» от 15.03.2013г. № 0.1.1.67-06/40/13;

Распоряжением  «О порядке финансирования научных мероприятий КФУ за счет целевых взносов (организационных взносов) участников» от 12.03.2019 г. №04-01/58

Краткая инструкция для организаторов и исполнителей мероприятий по проведению конференций

1. Не позднее 1 ноября текущего года в Управление научно-исследовательской деятельности КФУ (далее - УНИД КФУ) представляется заявка (форма 1, направления) на проведение научного мероприятия в следующем календарном году и обоснование (объем - 1 страница) с указанием целей, задач, основных разделов программы и предполагаемых источников финансирования.

2. УНИД КФУ до 15 ноября ежегодно формирует план проведения университетом конференций, симпозиумов, школ, семинаров и т.п. (далее - Мероприятия) на следующий календарный год.

3. Научные мероприятия, включенные в План КФУ, утверждаются Приказом ректора КФУ. Ответственный за проведение научного мероприятия производит согласование проекта приказа через Электронное Правительство не позднее, чем за 1 месяц до нача­ла мероприятия.

4. В соответствии с установленным Порядком научные мероприятия могут получить частичную компенсацию расходов за счет средств КФУ. 

5. По мероприятиям, не вошедшим в годовой план КФУ, подается электронная заявка через личный кабинет информационно-аналитической системы «Электронный университет» / «Заявка на проведение мероприятия», с последующим добавлением его в Перечень НТМ КФУ.

6. Для подготовки и проведения мероприятия создается организационный комитет (далее - Оргкомитет) из представителей заинтересованных организаций и предприятий.

Утвержденный Оргкомитет:

• привлекает к участию в работе научных мероприятий ведущих ученых соответствующих учебных заведений, научных организаций и предприятий;
• готовит план подготовки и проведения научного мероприятия, его программу, согласовывает пленарные выступления, обеспечивает подготовку и проведение мероприятия на высоком научно-организационном уровне;
• информирует участников о порядке работы научного мероприятия;
• обеспечивает отбор докладов и сообщений, представляющих наибольший интерес для заслушивания и своевременное издание сборников тезисов докладов, статей;
• подготавливает проекты рекомендаций конференции, в которых предусматриваются конкретные предложения по практическому использованию результатов рассмотренных на мероприятиях научных исследований, принимает меры по предварительному согласованию этих предложений с соответствующими организациями, от которых зависит их реализация.

7. При оформлении документов на финансирование мероприятия за счет внешних источников (министерства, фонды, АН РТ, организации и предприятия спонсоров) в УНИД КФУ представляются вторые оригинальные экземпляры заявочной либо договорной документации (договоры (соглашения), заявки на грант, прилагаемые к ним сметы, расчеты и т.п.). Условия договоров (соглашений) предварительно (!) должны быть согласованы с соответствующими службами УНИД.

8. После получения подтверждения финансирования, в УНИД КФУ представляются копии свидетельствующих об открытии финансирования документов.

9. Приказом ректора по представлению проректора по научной деятельности и на основании представления (форма 2 - в УНИД КФУ) председателя оргкомитета или руководителя структурного подразделения, организующего данное мероприятие, открывается Тема с присвоением ей соответствующего девиза.

10. С целью контроля за целевым использованием средств в УНИД КФУ представляется также программа конференции с подробным описанием мероприятий, финансируемых в рамках утвержденной сметы.

11. При проведении мероприятия без финансирования через расчетный счет университета приказ издается только на утверждение состава Оргкомитета и других организационных мероприятий. Тема в данном случае не открывается.

12. Смета расходов по Теме составляется в УНИД КФУ по кодам бюджетной классификации и должна полностью соответствовать статьям затрат, указанных в смете, прилагаемой к заявке в финансирующую организацию.

13. По завершении научного мероприятия ответственный организатор (в течение 1 месяца со дня завершения мероприятия) в «Личном кабинете», во вкладке «Обо мне» - «Мероприятия» - «Проведенные мероприятия» - «Редактировать отчет» заполняет и отправляет на электронное согласование отчет по проведенному научному мероприятию в УНИД КФУ.

14. Отчеты о проведении мероприятий, получивших финансовую поддержку фондов, министерств и пр. организаций, представляются в соответствии с условиями грантов, договоров (соглашений).

По возникающим вопросам обращайтесь в УНИД к Хайдарову Айдару Адибовичу, ком. 068, тел.: 233-71-15 (вн. 71-15), e-mail: 12aidar@mail.ru